Biała lista podatników to specjalny rejestr, w którym znajdują się wszyscy podatnicy VAT. Umożliwia on sprawdzenie danych kontrahenta i istnieje od niedawna, gdyż został stworzony w 2019 roku. Dlaczego wyżej wskazana lista ma duże znaczenie z punktu widzenia przedsiębiorcy?
Czym jest biała lista podatników?
Jak wspomniano wyżej, jest to rejestr, w którym znaleźć można informacje o podatnikach opłacających VAT, takie jak nazwa, NIP, REGON, wskazanie statusu przedsiębiorcy (m.in. informację o tym, czy nie został wykreślony z listy), REGON czy adres siedziby. Wykaz ten powstał w 2019 roku jako zastępstwo dla wcześniej istniejących rozwiązań: list zarejestrowanych oraz niezarejestrowanych, a także wykreślonych i przywróconych do rejestru podatników VAT.
Prowadzeniem tego rejestru zajmuje się szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i jej odnalezienie jest możliwe za pośrednictwem stron rządowych: Ministerstwa Finansów, a także CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Aby zostać uwzględnionym w białej liście podatników, nie trzeba nic robić: dane są automatycznie pobierane przez odpowiednie organy z dostępnych rejestrów. W razie odnotowania jakichkolwiek błędów, podatnik VAT ma prawo wystąpić do szefa KAS o ich sprostowanie.
Jaką funkcję pełni biała lista podatników?
Każdy przedsiębiorca choć raz w swojej karierze z pewnością natknął się na próbę oszustwa. Stąd właśnie pomysł na stworzenie takiej listy, do której dostęp będzie miał każdy. Umożliwia ona sprawdzenie statusu kontrahenta, a tym samym określenie, czy dany podmiot jest podatnikiem VAT. Dodatkowo, w razie gdyby kontrahent został wykreślony z rejestru bądź odmówiono mu wpisu - istnieje możliwość poznania dokładnej podstawy prawnej takiego stanu rzeczy.
W kwestiach praktycznych, biała lista podatników jest przydatna również w przypadku braku pewności co do numeru konta, na który ma być przelana należność. Tego typu dane również można znaleźć na stronie rejestru, dzięki czemu określenie, czy posiadamy prawidłowy numer, zajmuje zaledwie kilka chwil. Dodatkowo, na stronie białej listy podatników istnieje także możliwość sprawdzenia archiwalnych numerów konta (w razie ich zmiany). W razie uiszczenia należności na numer konta kontrahenta, który nie widnieje w białej liście podatników - nie istnieje możliwość odliczenia tej kwoty od kosztów uzyskania przychodu. Ponadto, w takiej sytuacji przedsiębiorca jest narażony na sankcje w postaci solidarnej odpowiedzialności za podatkowe zaległości dostawcy za część podatku od towarów i usług przypadającą proporcjonalnie na dostawę towarów bądź usług do kwoty wpisanej w fakturze, która została opłacona na niewłaściwy numer konta. Wyżej wskazana sankcja znajduje zastosowanie tylko i wyłącznie w przypadku transakcji na kwotę przekraczającą 15 tysięcy złotych (bez względu na to, w ilu transzach nastąpiła płatność). Sankcje te obowiązują tylko i wyłącznie dla transakcji dokonanych po 1 stycznia 2020 roku, wszelkie wcześniejsze przelewy - nie podlegają najnowszym regulacjom.
Co istotne - od wyżej wskazanych sankcji można się uwolnić, jeśli w ciągu 3 dni od daty dokonania transakcji, przedsiębiorca przekaże informację na ten temat naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla sprzedającego. Dane białej listy są aktualizowane w każdy dzień roboczy, dlatego jeśli dokonujemy przelewu na numer podany w rejestrze, należy zrobić to tego samego dnia, w którym pobraliśmy dane z wykazu.
Lista ta jest przydatna także z punktu widzenia rzetelnego prowadzenia rachunkowości przedsiębiorstwa. Daje ona możliwość upewnienia się, że kontrahent jest podatnikiem VAT - dzięki czemu przedsiębiorca wie, w jaki sposób rozliczyć należności z tytułu tego podatku. W razie wykreślenia danego podmiotu z rejestru, widnieje on na stronie jeszcze przez 5 lat od tego momentu.
Jak zaktualizować dane białej listy?
Jeśli przedsiębiorca zauważy, że w miejscu jego wpisu pojawiają się błędy lub brakuje jakichś informacji (np. numeru konta) - może on wystąpić o ich poprawę bądź uzupełnienie. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą robią to poprzez złożenie wniosku aktualizacyjnego do CEIDG, spółka cywilna składa NIP-2 do właściwego urzędu skarbowego, natomiast każdy podmiot wpisany do KRS - składa do odpowiedniej jednostki urzędu skarbowego NIP-8.
Jak wyszukiwać informacje na białej liście podatników?
Sposób wyszukiwania jest uzależniony od tego, czy mamy do czynienia ze spółką, czy jednoosobową działalnością gospodarczą. W przypadku firm, wystarczy wpisać jakikolwiek fragment posiadanych informacji - nazwę przedsiębiorstwa, jej REGON, NIP lub rachunek bankowy. Aby wyszukać jednoosobową działalność gospodarczą, w oknie wyszukiwarki należy podać jej imię i nazwisko.
Podczas przeszukiwania białej listy podatników, wskazujemy dokładnie dzień, na jaki mają być wyświetlone dane (m.in. w celach dowodowych, by wskazać, że należność została przelana na prawidłowy numer konta). Podane przez system informacje posiadają unikalne oznaczenie identyfikacyjne, a całość można wydrukować.