JPK - Co to jest Jednolity Plik Kontrolny i co trzeba o nim wiedzieć?

W celu polepszenia sytuacji polskiego systemu podatków już w roku 2016 Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o wprowadzeniu Jednolitego Pliku Kontrolnego, czyli JPK. Początkowo z systemem zetknęli się jedynie właściciele dużych firm, jednak już w roku 2018 obowiązywał także w średnich, małych i mikroprzedsiębiorstwach. Prace nad rozszerzeniem tego rozwiązania nadal trwa, czego przykładem jest JPK_VAT z deklaracją.

Co to jest JPK - Jednolity Plik Kontrolny?

JPK jest plikiem, w którym zawarte jest zestawienie kompletnych informacji o transakcjach gospodarczych, które przesyłane są do urzędu co miesiąc w postaci JPK_VAT lub na wystosowane żądanie organu skarbowego.

Jego celem jest pełniejsza i sprawniejsza kontrola, która na dodatek jest o wiele szybsza. Dzięki zastosowaniu Jednolitego Pliku Kontrolnego systemy informatyczne Ministerstwa Finansów są w stanie w zaledwie kilka minut sprawdzić wiarygodność danych informacji, które przesłane zostały przez przedsiębiorstwo na przykład czy wydatek, który został wykazany przed danego przedsiębiorcę, zgadza się z przychodem kontrahenta, który był drugą stroną transakcji.

Ponieważ JPK dotyczy bardzo wielu obszarów, każdy plik ma ściśle określoną przez Ministerstwo Finansów strukturę oraz budowę pola, które muszą być obowiązkowo i ściśle przestrzegane oraz wypełnione.

Dane, które niezbędne są do utworzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego, pobrane są bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych firmy i wysyłane wyłącznie w formie elektronicznej do danego urzędu.

JPK wprowadzony został na mocy art. 193s Ordynacji podatkowej i należy rozumieć przez niego wszelkie księgi oraz inne dokumenty podatkowe, które prowadzone są elektronicznie w postaci odpowiedniego formatu oraz przekazywane na wyraźne żądanie danego organu podatkowego. Ordynacja podatkowa określa również obowiązek przygotowania Jednolitego Pliku Kontrolnego przed podmioty, które prowadzą struktury przy użyciu programów komputerowych. Pamiętajmy jednak, że uznaje się za nie zarówno MS Excel, jak i skomplikowane i typowe programy przeznaczone do fakturowania, księgowości, czy gospodarki magazynowej.

Jakie są struktury JPK?

Według art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej "Jednolity Plik Kontrolny posiada struktury logiczne w postaci elektronicznych ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych". Można podzielić go na JPK_VAT z deklaracją wysyłany comiesięcznie oraz inne JPK wysyłane na żądanie organów podatkowych i są nimi:

księgi rachunkowe – JPK_KR,
wyciąg bankowy – JPK_WB,
magazyn – JPK_MAG,
faktury VAT – JPK_FA,
faktury VAT RR – JPK_FA_RR,
podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) – JPK_PKPIR,
ewidencja przychodów (ryczałt) – JPK_EWP.

Każdy z plików JPK posiada trzy sekcje:

nagłówkowa — są to wszelkie informacje, które służą do identyfikacji podmiotu związane zarówno z JPK, jak i z samym podmiotem kontrolowanym.
merytoryczna — wszystkie informacje, które dotyczą zdarzeń gospodarczych i zależą od struktury, której JPK dotyczy.
kontrolna — są to sumy kontrolne, które umożliwiają sprawdzenie, czy zawarte informacje zostały odczytane w sposób prawidłowy.

Obowiązkowy Jednolity Plik Kontrolny z deklaracją JPK_V7, czyli JPK_V7M oraz JPK_V7K

Celem wprowadzenia nowego systemu JPK jest możliwość uproszczenia obowiązku sprawozdawczego na gruncie VAT. JPK_V7 docelowo ma łączyć składane dotychczas odrębne informacje w JPK_VAT oraz deklaracji VAT-7/VAT-7K. Zmiany są jednak dużo większe i nie obejmują jedynie połączenia dwóch odrębnych obowiązków podatkowych w jeden.

Kogo obowiązuje JPK_V7?

Od rozliczeń za lipiec 2020 r. wszyscy czynni podatnicy VAT zobowiązani są do składania pliku JPK_V7, czyli JPK z deklaracją.

Plik składa się z dwóch części, do których należą:

część ewidencyjna — która zawiera dane o sprzedaży oraz zakupach dokonanych w danym okresie rozliczeniowym. Dodatkowo zawierać on będzie szczegółowe dane informacyjne obowiązkowe oraz opcjonalne.
część deklaracyjna — zawierająca pozycje, które dotychczas wynikały z deklaracji, jednak teraz zawarte są w innej formie.
Nowa budowa JPK_VAT będzie wymuszała stosowanie szczególnych oznaczeń takich jak:
kody GTU sprzedawanych towarów i usług — w związku z tym podatnik w dokumentach sprzedażowych, które obejmuj, ą niektóre typy towarów i usług musi przypisać do nich kod GTU, tak by JPK_V7 odzwierciedlał te informacje.
kody procesu transakcji — stosowane w przypadkach wystąpienia szczególnych transakcji takich jak na przykład świadczenia z podmiotem powiązanym. Należy umieścić je na dokumentach zakupu lub sprzedaży i wykazać w części ewidencyjnej JPK_VAT.
kody typów dokumentacji — jest to oznaczenie opcjonalne dokumentów sprzedaży. W przypadku wystąpienia danego typu dokumentu odpowiednio umieszcza się przy nim kod: RO, WEW, FP w innych przypadkach pole pozostaje puste.

Terminy składania nowego JPK_V7

Część ewidencyjna JPK_V7 musi być właściwego organu podatkowego co miesiąc. Część deklaracyjna natomiast tak samo, jak częstotliwość wysyłania rozliczeń VAT. Czyli w przypadku rozliczeń miesięcznych, co miesiąc, a w przypadku kwartalnych co kwartał. JPK_V7 za dany okres należy przesłać do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Co ważne, jeżeli dzień ten przypada w weekend lub święto, termin ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.