JPK to skrót od Jednolity Plik Kontrolny. Jest to specjalny zbiór danych konkretnego podmiotu gospodarczego, który uwzględnia dane dotyczące operacji gospodarczych za poszczególne okresy roku podatkowego. JPK ma ułatwić przedsiębiorcom przekazywanie danych do urzędu skarbowego oraz samemu urzędowi ma usprawnić kontrolę dokumentów. Dzięki tym plikom wzrasta efektywność kontroli skarbowych. Przy okazji też umożliwiają one wprowadzenie realnych kontroli urzędu skarbowego, gdy w pliku elektronicznym wykryte zostaną nieprawidłowości. JPK na żądanie dla średnich, małych i mikroprzedsiębiorstw weszło w życie 1 lipca 2018 roku i nie wygląda na to, by miało ono przestać funkcjonować.
Kto musi być przygotowany do przesłania JPK na żądanie?
Na początek warto uściślić, kto rzeczywiście ma obowiązek przesłania Jednolitego Pliku Kontrolnego na wyraźne żądanie urzędu skarbowego. Informację tę można znaleźć w artykule 193 a, paragrafie pierwszym ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem obowiązek przesyłania JPK mają wyłącznie ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Jeśli przedsiębiorca w całości prowadzi swoją dokumentację w sposób cyfrowy, to organ podatkowy może zażądać jej przekazania - w całości lub części tych ksiąg. W żądaniu organ podatkowy musi wskazać rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego mają one dotyczyć. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca, który prowadzi tradycyjną dokumentację, może urzędowi przekazać swoje księgi podatkowe w formie papierowej, skanów dokumentów oraz plików pdf. Równocześnie warto pokreślić, że w art. 109 ust. 8a Ustawy o VAT określono, że wszyscy podatnicy VAT muszą prowadzić swoją ewidencję w formie elektronicznej. JPK na żądanie zapisuje się na płycie CD, DVD lub na pendrive, a potem składa się w dzienniku podawczym właściwego urzędu skarbowego. Można też wysłać go kurierem. Wtedy datą złożenia będzie data nadania przesyłki, która znajduje się na etykiecie przesyłki.
Średnie, małe i mikroprzedsiębiorstwa
Średnie przedsiębiorstwa to takie, które w co najmniej jednym dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniały średniorocznie mniej niż 250 pracowników, a ich obrót netto nie przekroczył równowartości 50 milionów euro.
Małe przedsiębiorstwa to takie, które w co najmniej jednym dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniały mniej niż 50 pracowników, a ich obrót netto nie przekroczył 10 milionów euro.
Mikroprzedsiębiorstwa to takie, które w co najmniej jednym dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniały mniej niż 10 pracowników i ich obrót netto nie przekroczył wartości 2 milionów euro.
Obowiązek JPK na żądanie dla dużych przedsiębiorstw został wprowadzony dwa lata wcześniej, czyli w 2016 roku. W związku z tym przepisy, które weszły w życie w 2018 roku, objęły właściwie większość polskich przedsiębiorców.
Jak wygląda plik JPK?
Warto też przyjrzeć się bliżej samemu plikowi JPK. Jego struktura jest ściśle ustalona i określona przepisami prawa. Plik wysyłany przez przedsiębiorcę musi spełniać określone wymogi i zawierać określone informacje. Musi też być koniecznie w formacie .xlm. Obecnie istnieją już programy, które ułatwiają wygenerowanie pliku. Często są one udostępniane przez internetowe firmy księgowe, które umożliwiają również wystawianie faktur. Warto też pokreślić, że każdy z płatników VAT ma obowiązek przesyłać do urzędu skarbowego miesięczny JPK_VAT. Jest to skrót, pod którym kryje się ewidencja VAT sprzedaży i zakupów. Ten dokument musi pojawić się w urzędzie w określonym terminie w każdym miesiącu. Od października do organu podatkowego należy też wysłać JPK_V7, które zastępuje deklarację podatkową.
Pozostałe struktury JPK są wysyłane na żądanie urzędu. Są to:
- JPK_FA, czyli faktury sprzedaży VAT
- JPK_PKPIR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów
- JPK_EWP, czyli ewidencja przychodów
- JPK_MAG, czyli magazyn
- JPK_WB, czyli wyciąg bankowy
- JPK_KR, czyli księgi rachunkowe
Skąd wziąć pliki JPK?
Każdy przedsiębiorca może mieć wątpliwości co do tego jak wygenerować pliki lub jak je przygotować. Plik .xml można przygotować od zera samodzielnie. Z pewnością jednak zajmie to sporo czasu i przysporzy wielu kłopotów. Przepisywanie lub kopiowanie danych z innych plików jest też obarczone sporym ryzykiem błędu. Łatwo o niego, tym bardziej że wielu przedsiębiorców nie ma niezbędnej wiedzy na temat podatków i księgowości, by wiedzieć w pełni, co robią i co oznaczają kolejne kolumny cyfr. Przedsiębiorcy jest bardzo trudno samodzielnie zweryfikować prawidłowość swojego pliku. Z tego powodu dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z gotowych rozwiązań. Na rynku dostępne są programy księgowe, które agregują wszystkie niezbędne dane w ciągu miesiąca. Wprowadza się do nich faktury, przychody, rozchody, stany magazynowe itd. Robi się to na bieżąco i w dowolnej chwili. Dzięki temu, by wygenerować JPK, który jest akurat żądany przez urząd skarbowy, wystarczy tylko kliknąć odpowiednie miejsce i zamówić konkretny raport. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko popełnienia jakiegokolwiek błędu.