W rzeczywistości gospodarczej mamy do czynienia z różnymi kosztami. Pod kątem podatku dochodowego, mogą to być koszty stanowiące koszty uzyskania przychodu, jak i tzw. koszty NKUP, czyli niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Co to oznacza w praktyce i jakiego rodzaju koszty zaliczamy do kategorii NKUP?
Koszty uzyskania przychodu a NKUP
Wydatki ponoszone przez każdego przedsiębiorcę mogą mieć bezpośredni lub pośredni charakter z prowadzoną działalnością. Nie wszystkie z nich będą w związku z tym zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Definicja kosztu uzyskania przychodów wskazuje, iż jest to koszt, którego celem jest uzyskanie przychodu, zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów. Inny cel poniesienia kosztu oznacza zatem, że nie może być on zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym takiego kosztu nie uwzględnimy przy obliczaniu wysokości podatku dochodowego. To niekorzystna sytuacja, ponieważ wówczas podatek dochodowy do zapłaty nie ulega zmniejszeniu.
Do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć wszystkie wydatki, trzeba wziąć pod uwagę to, że jeśli są one jedynie pozorne, Urząd Skarbowy nam je zakwestionuje (np. zakup wycieczki lub alkoholu na firmę). Będzie się to wiązało z korektą zeznań podatkowych, a przy zysku często także z koniecznością zapłaty odsetek budżetowych. Oprócz kosztów pozornych do kosztów uzyskania przychodów nie możemy zaliczyć także tych kosztów, które zostały opisane w zamkniętym katalogu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przykłady kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów
Klasycznym przykładem kosztów NKUP wymienianych w ustawach o podatku dochodowym są kary umowne i odszkodowania. Obejmują one m.in. te związane z wadami dostarczonych towarów i wykonanych robót i usług, czy też zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wadu lub usunięcia wad dostarczonych towarów i wykonanych robót i usług. Do kategorii NKUP zaliczamy ponadto wszelkiego rodzaju kary i koszty egzekucyjne oraz odsetki budżetowe. Tak samo do kosztów NKUP wlicza się podatki i opłaty, a w tym:
- podatek dochodowy
- podatek od spadków i darowizn
- podatek VAT
Jeśli chodzi o podatek VAT, są jednak pewne wyjątki. Naliczony podatek VAT może być kosztem uzyskania przychodów w kilku przypadkach. Pierwszy dotyczy sytuacji, w której podatnik jest zwolniony z podatku od towarów i usług (np. ze względu na obroty lub rodzaj działalności), drugi - nabycia towarów i usług w celu odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z podatku, a trzeci - gdy odliczenie VAT nie przysługuje z mocy przepisów prawa. W tym ostatnim przypadku mowa jest np. o usługach noclegowych.
Bardzo istotną kategorią kosztów NKUP są także te związane z pracą własną podatnika, jego współmałżonka lub jego małoletnich dzieci. Dotyczy to działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki osobowej. Jeśli więc nasz współmałżonek lub nasze dzieci wykonują razem z nami pracę w firmie to kwoty wypłacanych im wynagrodzeń nie pomniejszą podstawy opodatkowania. Co niezwykle istotne - nie ma w takim przypadku znaczenia to, w jakiej formie wypłacane jest wynagrodzenie - gotówkowo, czy też na rachunek bankowy.
Tak samo do NKUP zaliczymy także wydatki na dokształcanie przedsiębiorcy, które dostarczają określony poziom wiedzy ogólnej, ale nie takiej, która będzie mogła być wykorzystania przy prowadzeniu działalności gospodarczej (np. nauka języków obcych). Jedynie koszty szkoleń i kursów typowo zawodowych ściśle związanych z daną działalnością mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i pomniejszać podstawę opodatkowania.
Środki trwale i Wartości Niematerialne i Prawne a koszty uzyskania przychodów
Osobną kategorią kosztów, które są rozliczane w odrębny sposób niż standardowe koszty firmowe, są te związane z nabyciem środków trwałych, czyli rzeczowych aktywów trwałych o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok oraz wartości początkowej powyżej 10000 zł netto. To samo dotyczy Wartości Niematerialnych i Prawnych, czyli prawach majątkowych zaliczonych do aktywów trwałych, o okresie użytkowania powyżej 1 roku i wartości początkowej większej niż 10000 zł netto.
W przypadku takich Środków Trwałych i Wartości Niematerialnych i Prawnych kosztem jest ich amortyzacja, a więc zużycie w czasie. Taka amortyzacja rozliczana jest w okresach użytkowania Środków Trwałych oraz Wartości Niematerialnych i Prawnych. Odpisy amortyzacyjne dokonywane są zgodnie ze stawką określoną w przepisach.
Oprócz wyżej wymienionych, istnieją także inne kategorie kosztów NKUP. Są to m.in.:
- utracone zaliczki
- darowizny pieniężne
- wpłaty na różnego rodzaju fundusze (np. na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych)
- składki na rzecz organizacji, do których przynależność przedsiębiorstwa nie jest obowiązkowa.
Jak więc widać koszty NKUP to bardzo szeroka kategoria. Należy pamiętać o tym, by dobrze zidentyfikować je w toku działalności gospodarczej, by nie narazić się na konsekwencje w toku kontroli skarbowej.