Należyta staranność w VAT - dlaczego jest tak ważna?
Należyta staranność w VAT - dlaczego jest tak ważna?

Każdy podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT, jaki został naliczony w trakcie transakcji, a jedyne jego ograniczenia przewidują przepisy rangi ustawowej. Jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie dochowa należytej staranności podczas dokonywania transakcji, organy podatkowe mają prawo do odmowy odliczenia. Czym jest należyta staranność i jakie przesłanki należy spełnić, aby jej dochować?


Należyta staranność w VAT - definicja

W podatku VAT, mianem należytej staranności określa się szereg działań oraz czynności, do podjęcia których zobligowany jest podatnik. Wyżej wskazane działania są w późniejszym czasie rozpatrywane przez organy podatkowe, które przeprowadzają kontrolę rozliczeń VAT w ramach prowadzonej przez przedsiębiorców działalności gospodarczej.

Jednocześnie, należy wskazać, że żadne przepisy prawa krajowego nie wskazują, czym dokładnie jest "należyta staranność". W związku z tym, w ramach procesu konsultacji podatkowych, doszło do wydania przez Ministerstwo Finansów dokumentu zatytułowanego „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Publikacja miała miejsce w 2018 roku i od tamtej pory jest formą prawa dla przedsiębiorców, którą należy kierować się, podczas rozliczania podatku VAT. Szereg wskazówek, jakie wskazano w "Metodyce" ma za zadanie ułatwić zachowanie należytej staranności.

Zatem podsumowując, aby dochować należytej staranności, podatnik VAT powinien podjąć działania, które są racjonalne z punktu widzenia logiki i można by ich wymagać w procesie zwyczajowej weryfikacji kontrahentów. Innymi słowy, przedsiębiorca-podatnik musi być w stanie udowodnić, że przed rozpoczęciem transakcji z innym podmiotem, sprawdził wszelkie kwestie, które można sprawdzić bez ponoszenia nakładów finansowych oraz bez większych trudności - tak, by mieć pewność, że nie dochodzi do nadużycia podatkowego bądź oszustwa.

Należyta staranność - jak jej dochować?

Poniżej przedstawiamy komplet działań, jakie każdy przedsiębiorca może podjąć bez większych trudności. Aby zachować jasność przekazu, podzieliliśmy je na etapy: przed nawiązaniem współpracy, w jej trakcie, a także przed kontynuowaniem.

1. Etap wstępu do współpracy

Rozpoczęciem współpracy określa się pierwsze działania z podmiotem, z którym nigdy wcześniej przedsiębiorca nie miał żadnej styczności (nie kupował towarów ani usług). Za początek współpracy uznaje się również zakup towarów bądź usług od kontrahenta, z którym co prawda zdarzyło nam się działać w przeszłości, ale w związku z innym zakresem jego działalności (w przypadku przedsiębiorstw działających wielobranżowo).

W takim przypadku, przed rozpoczęciem współpracy, należy sprawdzić dostępne rejestry, by upewnić się, że kontrahent w nich figuruje - jeśli ma taki obowiązek. Warto zajrzeć do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Dodatkowo, przed każdą transakcją warto sprawdzać tzw. białą listę podatników, czyli rejestr prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, z którego można dowiedzieć się, czy kontrahent jest (na dany moment) zarejestrowany jako podatnik VAT. To także świetne miejsce na sprawdzenie numeru konta kontrahenta (które ma znaczenie z punktu widzenia podatkowego).

Nie bez znaczenia pozostaje także fakt wszelkich pełnomocnictw udzielonych przez przedsiębiorstwo: czy są one ważne, jakich czynności dotyczą itd.

2. Podczas transakcji

Jeśli należyta staranność ma zostać zachowana w procesie transakcyjnym, trudno jest wskazać katalog zamknięty czynności, które należy podjąć. Zasadniczo chodzi o to, by przedsiębiorca kontrolował, czy zachodzą jakiekolwiek przesłanki, które mogą sugerować, że jego kontrahent chce doprowadzić do oszustwa. Wśród tego typu działań, które powinny wywołać uzasadnione podejrzenie przedsiębiorcy, wskazać można:

  • transakcje, które wydają się być "zbyt dobre, aby mogły być prawdziwe" (okazje, które są po prostu nazbyt intratne);
  • naleganie przez kontrahenta na płatność gotówkową przy transakcjach przekraczających 15 tysięcy zł;
  • nierynkowa cena (nieuzasadniona np. uszkodzeniem towaru lub faktem, że jest on powystawowy);
  • naleganie na nietypową formę płatności (np. na kilka różnych rachunków bankowych bądź częściowo w gotówce, częściowo przelewem itp.);
  • brak kontaktu bądź utrudniony kontakt z kontrahentem;
  • bardzo krótki termin płatności (tzn. dużo krótszy niż u innych przedsiębiorców o zbliżonym profilu działalności).

Powyższe wyliczenie ma charakter przykładowy, gdyż nie sposób zamknąć nieprawidłowych zachowań kontrahenta w enumeratywnym wyliczeniu. Oceny, czy przedsiębiorca mógł zauważyć nieprawidłowość, dokonują organy podatkowe.

3. Dalsza współpraca

W tym przypadku ryzyko oszustwa jest dużo mniejsze niż w poprzednich przypadkach, stąd również adekwatna konieczność sprawdzania kontrahenta. Aby należyta staranność została dochowana, wystarczającym jest regularne sprawdzanie, czy wyżej wskazany podmiot nie utracił koncesji bądź uprawnień, jak wygląda kwestia dalszego umocowania pełnomocnictw, a także - czy kontrahent dalej znajduje się na białej liście podatników. Ponadto, należy każdorazowo zwracać uwagę na działania, które wydają się odbiegać od norm i ogólnie przyjętych zasad transakcyjnych.

do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper.pl